Democratic Republic of the Congo: Chef de projet
Country: Democratic Republic of the Congo
Closing date: 31 Aug 2014
- Contexte général Le rôle de l’UNOPS est d’assister ses partenaires du système des Nations Unies ainsi que d’autres bailleurs, le gouvernement congolais, et le secteur privé, dans leurs missions en faveur de l’établissement de la paix, de la gestion des désastres et des urgences et de la création de modes de développement durable en République démocratique du Congo et en Afrique Centrale. A ce titre, la capacité de l’UNOPS à mettre sur pied des Projets complexes dans des environnements tous plus différents les uns que les autres autour du globe est reconnue. Dans le cadre de son initiative de promotion de l’excellence organisationnelle, l’UNOPS en RDC recherche activement un Chef de Projet pour la gestion et l’exécution d’un projet visant à assurer la gestion administrative et financière d’une catégorie précise du personnel de la MONUSCO.
Le chef de projet a la responsabilité de l’ensemble de la mise en œuvre du projet pour le compte du comité de pilotage (interne et/ou externe) dans les limites posées par lui.
La première responsabilité du chef de projet est de s’assurer que le projet délivre les produits attendus selon les limites et tolérance en termes de temps, de coûts, de qualité, de champs d’action, de risques et de bénéfices.
- Objectif et portée du poste Le chef de projet doit avoir une excellente connaissance des modalités et conditions du projet ainsi que des rôles et responsabilités respectifs des partenaires/parties prenantes afin de s’assurer que les résultats du projet répondront aux cas d’affaire tant de l’UNOPS que du client. La réussite du projet, et donc du chef de projet, sera évaluée en fonction des critères de réussite des engagements de l’UNOPS, lesquels sont liés aux responsabilités ci-dessous. Un chef de projet de ce niveau devrait être en mesure de gérer un projet de moyenne à grande envergure dont le niveau de complexité et de risque est également moyen à haut. Un tel projet est soumis à des délais serrés et son succès requiert la collaboration avec divers fournisseurs externes. Le chef de projet est responsable de tous les aspects du cycle de vie du projet. Il doit être en mesure de remplir, de manière indépendante, les tâches et responsabilités ci-dessous, liées aux critères de réussite du projet. Elles sont :
La gestion des parties prenantes : •Etablir une excellente relation avec le comité de pilotage (directeur de projet, responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les principales parties prenantes ; •Etablir une excellente relation avec la MONUSCO et avoir une bonne connaissance et compréhension de leurs projets en cours ; •Travailler en collaboration avec l’Unité de gestion de Projet (PMU) ; •Gérer les communications et s’assurer que les parties prenantes sont informées des activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et s’assurer qu’elles sont aptes à recevoir les produits ; •Conseiller la MONUSCO sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences d’après-projet telles que l’entretien des produits) ; •Gérer le flux d’information entre le comité de pilotage/directeur du centre des opérations et le personnel du projet.
La performance et les résultats : •Mettre en œuvre le projet selon les plans approuvés (y compris selon les étapes établies) sans dépasser les niveaux de tolérance établis par le comité de pilotage du projet en termes de livrables, de qualité et des délais ; •Gérer la production des produits requis, assumant la responsabilité de la progression des activités, de l’utilisation des ressources et de l’adoption, au besoin, de mesures correctives ; •S’Assurer , de la gestion des contrats des employées de la MONUSCO sous contrat « Individual Contractor » (IC) notamment de toute la partie administrative (établissement des Vendor Forms, elaboration des bons de commande…) ainsi que des aspects financiers relatifs au paiement mensuel des salaires de ce personnel, selon les délais et les conditions requises par la MONUSCO ; •Effectuer des missions dans les régions en RDC pour visiter les projets de la MONUSCO afin d’avoir une bonne compréhension sur les besoins au niveau de ressources humaines pour les projets ; •Participer à l’analyse des besoins de la MONUSCO en termes de personnel pour l’année 2015 et sur base des conditions établies par la MONUSCO, l’ appuyer dans l’identification du personnel à placer sous contrat ICA ; •Être en relation constante avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de comptes ; •Informer le comité de pilotage et le Chef des Programmes et le Directeur du Centre d’Opérations de tout écart par rapport au plan ; •Informer et collaborer avec l’Unité de Gestion des Projets (PMU) pendant tout le cycle du projet ; •Identifier, analyser et gérer les risques afin d’obtenir les meilleurs résultats possibles pour les clients et autres parties prenantes ; •Gérer, analyser et évaluer la qualité des produits et s’assurer qu’ils sont livrés et acceptés par le client ; •Surveiller et évaluer les performances des fournisseurs de services ; •Identifier les opportunités de développement des activités de l’UNOPS et en rendre compte à son superviseur (le Chef des Programmes) ;
Les procedures: •Respecter les instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du respect de toutes les politiques organisationnelles générales (Directives organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA]) et locales (SOPs) ; •Élaborer/adapter les plans suivants en collaboration avec l’Unité de Gestion des Projets (PMU) et les faire approuver par le comité de pilotage : i) les documents d’initialisation du projet ; ii) les plans de séquence/plans d’exception et les descriptions de produit pertinentes ; •Preparer les rapports suivants : i.Rapports d’assurance trimestriels ; ii.Rapports de fin de séquence narratifs et financiers périodiques ; iii.Rapport d’exception, les cas échéants ; iv.Liste de vérification de clôture du projet ; v.Rapport narratif et financier de fin de projet ; vi.Rapport de livraison des produits annuel (Results Based Report – RBR). •Gérer les dossiers suivants : i) la documentation du projet (Blue file physique et électronique) ; ii) les dossiers se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences des groupes respectifs et de la Directive Organisationnelle 12 ; •S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS ; •En collaboration avec l’Unité de Gestion de Projet (PMU), gérer les budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux contractants et au personnel sont effectués à temps ; •En collaboration avec l’Unité de Gestion de Projet (PMU) comprendre et gérer les coûts indirects, les coûts imputables et les autres frais d’opération en lien avec le projet. •Comprendre la structure spécifique de l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais de personnel ; •Gérer les dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de rapports financiers précis) ; •Lorsque le chef de projet n'est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements nécessaires, sous sa supervision.
La gestion des connaissances : •Intervenir au sein des Communautés de pratique pertinentes ; •Interagir activement avec d’autres chefs de projet et la Communauté de la gestion de projets afin de partager des études de cas, des leçons apprises et des meilleures pratiques à l’aide de la base de connaissance ; •Fournir des commentaires à l’égard des politiques aux directeurs des différents groupes et à l’Unité de Gestion des projets (PMU), ces commentaires favorisant l’amélioration continue des politiques de l’UNOPS ; •En collaboration avec l’Unité de Gestion de Projet (PMU), consigner les leçons apprises dans le cadre du projet conformément au modèle de rapportage ; •Intégrer les leçons apprises des autres membres de l’UNOPS conformément au modèle de planification. La gestion du personnel : •Diriger et motiver l’équipe de gestion du projet ; •S’assurer que les attentes à l’égard du comportement des membres de l’équipe sont définies ; •S’assurer que les performances des membres de l’équipe sont évaluées ; •Identifier les membres effectuant un travail d’exception et souligner leurs qualités au Chef des programmes et au Directeur du centre d’opérations ; •Avoir une excellente connaissance des modalités contractuelles du personnel de l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres du personnel nommé) ; •Procéder à la sélection, au recrutement et à la formation de l'équipe conformément aux plans du projet et en collaboration avec le service des ressources humaines ; •Agir en tant que chef d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été désignées pour remplir ces fonctions ; •Assurer un rôle de soutien au sein du projet, à moins qu’une personne ou un programme ait été désigné pour remplir ces fonctions ; •Assurer la sécurité de tous les membres du personnel, conformément aux normes du Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS). Les valeurs fondamentales : •Compréhension et respect de l'appropriation et des capacités nationales i.Chercher à recruter localement du personnel qualifié ; ii.Chercher des façons de renforcer les capacités des partenaires locaux. •Harmonisation au sein et au-delà des Nations Unies i.Connaître les Objectifs du Millénaire pour le développement (OMD) et chercher à contribuer à leur réalisation à travers les livrables du projet.
•Prestation de services à autrui i.Étant donné que le projet représente les Nations Unies, le principe de service à autrui doit constituer un de ses principes moteurs. Cet aspect doit dûment être pris en considération lors de l’élaboration des plans du projet. •Responsabilisation au regard des résultats et utilisation responsable des ressources ii.Les processus de gestion de projets sont conçus pour assurer le plus grand degré possible de responsabilité et de transparence et les meilleurs résultats possibles. Si ce projet ou plusieurs processus ne respectent pas ces principes, le chef de projet doit informer le chef des Programmes du problème. Exigences supplémentaires : •Avoir la connaissance et une expérience, en tant que responsable, dans la gestion administrative, technique et financière de projets et/ou programmes ; •Avoir la connaissance et une expérience de travail dans les environnements multiculturels avec plusieurs partenaires sous conditions physiques extrêmes et infrastructures locales pauvres ; •Avoir la connaissance de l’outil de gestion administrative et financière ATLAS est un atout ; •Etre familier avec les procédures, exigences et opération de modalités des Nations Unies est un atout ; •Avoir la capacité de conduire une équipe multidisciplinaire et multiethnique, de travailler en équipe et de favoriser l’épanouissement professionnel des membres du personnel.
- Contrôle et suivi des activités
Exigences générales : S’assurer que le projet mène à la réalisation des produits exigés dans les limites de tolérance spécifiées à l’égard des délais, des coûts, de la qualité, de la portée, des risques et des bénéfices. Le chef de projet doit également s'assurer que les résultats du projet permettent d'obtenir les bénéfices énoncés dans le cas d'affaire. De plus, il doit contribuer à réaliser les objectifs et à répondre aux besoins généraux de l'organisation.
- Formation et expérience A. Education •Avoir un master en gestion de projets, administration des affaires, relations internationales, développement ou autre discipline pertinente est exigé. Un diplôme (BAC+5) avec 2 années d’expérience professionnelle dans les domaines cités sera considéré en lieu et place du master.
B. Expérience professionnelle Exigence minimale :
Avoir 5 ans d'expérience progressive en développement et gestion, axés sur la supervision de l’unité des ressources humaines, la production de rapports, le développement et la coordination, au sein d’organisations des Nations Unies, du secteur public ou privé.
Exigences supplémentaires : •Avoir une expérience de gestion de projets et ou programmes complexes en situations post-conflit ; ?Excellente capacité de planification ; ?Excellente capacité en rapportage en français et en anglais.
C. Principales compétences
Compétences contextuelles ?Avoir une expérience en situations post-conflit en Afrique est un atout ; ?Expérience au sein d’organisations internationales est un atout ; ?Avoir une expérience en gestion est exigé. Compétences de gestion de projet •Gestion budgétaire ; •Renforcement des capacités est exigé ; •Gestion de clients ; •Gestion des connaissances ; •Contrôle et évaluation ; •Production de rapports à différents niveaux ; •Analyse des risques est exigé ; •Gestion des parties prenantes est exigée ;
Compétences spécifiques ou les connaissances techniques requises dans le cadre du projet. ?Avoir des aptitudes de communication avec des interlocuteurs de différents milieux sociaux ; ?Avoir la capacité de conduire une équipe multidisciplinaire et multiculturelle, de travailler en équipe et de favoriser l’épanouissement professionnel des membres du personnel ; ?Avoir l’aptitude de travailler sous pression sur le terrain dans des pays en état de crise. ?Une maîtrise du français et de l’anglais, parlé et écrit est nécessaire pour ce poste ; ?Maîtriser les outils d’informatique courants (MS Office ou tout autre logiciel de gestion des projets, AutoCad, Excel, Word).
How to apply:
•Pour soumettre votre candidature, veuillez créer votre profil en ligne dans (GPRS) sur www.unops.org ensuite appliquer en ligne ; •Pour en savoir plus sur l'UNOPS, notamment ses valeurs centrales et ses compétences, veuillez visiter son site Web à l'adresse suivante : www.unops.org
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