TERMES DE REFERENCE

Pour le recrutement d’un cabinet national ou équipe de consultants individuels nationaux pour la réalisation d’inventaire physique de mobilier, matériel de bureau et stock magasin de l’Unicef Sénégal Bureau Pays

PART I -

1. Context/Bacground

A chaque fin d’année et de manière systématique, l’Unicef Sénégal Bureau Pays procède à la situation exhaustive de son mobilier, matériel de bureau et articles stockés dans son magasin. Cette situation exhaustive nécessite un inventaire physique par des personnes ou structure ayant une expertise et expérience avérée dans le domaine. C’est pour identifier un cabinet ou une équipe de consultants individuels nationaux compétents et capables d’effectuer cette prestation que le présent Appel d’Offre est lancé.

1. Purpose, Objectives and Scope

2.1.1. Objectif GlobalL’objectif de la mission est de faire un comptage physique et rapprochement avec la situation théorique de tous les mobiliers, matériels de bureau et articles stockés dans le magasin.

2.1.2. Objectifs spécifiques? mobilier, matériel de bureau et articles stockés dans son magasin sont comptés physiquement,? les rapprochements avec les données théoriques efectuées,? les écarts entre les données théoriques et physiques mis en exergue,? les recomptages nécessaires effectués,? les rapports d’inventaires établis et signés.

1. Work Assignement(Specify tasks to be accomplished, standards expected, outputs required, estimated time required to completion of work, target completion dates for specific tasks, etc.)

A partir des fiches d’inventaire qu’Unicef mettra à la disposition du prestataire, celui-ci :? indiquera la quantité physique de chaque article,? vérifiera sa position le jour de l’inventaire avec la position indiquée (bureau, bin) sur la fiche,? effectuera les rapprochements entre stock physique et stock théorique,? procéder aux recomptages nécessaires en vue de corriger ou de confirmer les éventuels écarts entre stock physique et théorique,? rédigera et déposera un rapport d’inventaire signé,? signera les documents internes Unicef liés aux inventaires effectués.

1. End-products/output: (e.g. Final report, document, etc.)

? L’ensemble du mobilier et matériel de Bureau est vérifié et compté physiquement (Bureau de Dakar et Bureau de Zone de Ziguinchor),? Tous les articles en stock magasin sont vérifiés et comptés physiquement,? Les articles endommagés et/ou périmés sont identifiés et recensés,? Les écarts entre stock physique et stock théorique sont établis et analysés avec les personnes en charge,? Les fiches d’inventaires sont renseignées et signés,? Les recomptages en cas de besoin sont effectués,? Un ou plusieurs rapports d’inventaire établi et signés,? Les documents internes d’inventaires sont renseignés et signés.

1. Qualifications required for the assignment:

Le prestataire pouvant bien être un consultant individuel national ou cabinet national, doit, selon le cas :

5.1. L’équipe des consultants individuels nationaux doit être composée de personnes ayant :? un diplôme de niveau BAC +2 au minimum en comptabilité ou dans une discipline similaire,? une expérience pratique des inventaires d’au minimum cinq (5) avec les entreprises du secteur privé ou des agences du Système des Nations Unies, une maîtrise parfaite du Français et une bonne connaissance de l’Anglais,? une bonne maitrise du système d’entreposage au sein des magasins et d’exploitation des entrepôts,? une bonne maîtrise de l'outil informatique.5.2. Le cabinet national doit :? disposer du personnel justifiant les qualifications et expériences identiques à celles énumérées au point 5.1. ci-dessus,? fournir les CV du personnel clef qui sera affecté à cette mission.

1. Application requirementsLes cabinets national ou équipe de consultants individuels nationaux intéressée par cet appel d’offre peuvent retirer les TDR complets auprès de Mr Thierno Samba Abdoul Kane au 338890314, e-mail tsakane@unicef.org pendant les jours et heures ouvrables.

PART II - PROPOSED CONTRACT DETAILS

1. Work scheduleCalendrier de déroulement du processus :? Date de lancement de l’Appel d’Offre : 02 Septembre 2013,? date limite de dépôt des offres : 26 Septembre 2013 à 13 h 00,? date de dépouillement des offres aura lieu le 27 Septembre 2013 en présence des représentants des soumissionnaires qui désirent assister à la séance du dépouillement.

La sélection des offres se fera en deux phases :? ouverture des dossiers administratifs et des offres techniques, analyse, notation et classement,? ouverture des offres financières, notation et classement et puis calcul de notes définitives.

1. OffresLes prestataires intéressés par le présent appel d’offre sont priés de soumettre une Offre Technique et Financière.

8.1. Offre technique comportant :? Une compréhension du travail demandé,? Une méthodologie,? Les moyens matériels et humains qui seront utilisés pour mener à bien cette étude,? Le nombre et les CV des personnes clés de l’équipe de travail,? Un chronogramme détaillé précisant les étapes de l’inventaire du démarrage au dépôt du rapport final.

NB : Pour faciliter l’analyse de votre offre technique, le canevas ci-dessus est à respecter scrupuleusement.

8.2. Offre FinancièreElle doit être libellée en hors taxes et hors TVA (HT/HTVA) et comporter les précisions sur la durée de validité et le mode de paiement. A noter qu’Unicef n’accorde pas d’avance et paie les factures après prestation effective acceptée.

8.3. Marquage et dépôt des OffresL’Offre Technique et l’Offre Financière doivent chacune être dans une enveloppe séparée comportant la mention " LIBS-SSY-201391088324" – Offre Technique, et " LIBS-SSY-2013–91088324 Offre Financière. Les deux enveloppes doivent être insérées dans une grande enveloppe elle aussi comportant la mention " LIBS-SSY-2013-91088324" Appel d’offre pour INVENTAIRE, confidentiel, à n’ouvrir qu’en commission de dépouillement.

NB : Toute enveloppe comportant les références du soumissionnaire (cachet, adresse, etc.) en plus du marquage demandé sera purement et simplement rejetée.

8.4. Adresse de dépôt des OffresLes offres doivent être déposées à l’adresse suivante dans une urne prévue à cet effet :UNICEF Sénégal, Bureau Pays2 Rue Carnot X Salva - Dakar, Sénégal.

8.5. La sélection des offres se fera en deux phases :? ouverture des dossiers administratifs et des offres techniques, analyse, notation et classement,? ouverture des offres Financières, notation et classement et puis calcul de notes définitives.

8.6. Grille de notation de l’Offre Technique

Rubrique Points

1 Une compréhension du travail demandé, 252 Une méthodologie, 203 Les moyens matériels et humains qui seront utilisés pour mener à bien cette étude, 154 Le nombre et les CV des personnes cléfs de l’équipe de travail. 305 Un chronogramme détaillé précisant les étapes de l’étude du marché du démarrage au dépôt du rapport final, 10Total 100

Après évaluation des offres techniques seules les Financières des soumissionnaires ayant obtenu une note supérieure ou égale à 70 points seront ouvertes.Dans la note globale qui servira de sélection définitive l’offre technique représentera 70% et l’offre financière 30%.

1. Documentation à mettre à la disposition du soumissionnaire retenuEn vue de faciliter la recherche des informations nécessaires à l’étude il sera mis à la disposition du soumissionnaire retenu :? liste mobilier, matériel de bureau (Bureau de Dakar et Bureau de Zone de Ziguinchor),? fiches d’inventaire de stock.

2. Personne à contacter en cas de besoinPour tout besoin d’informations complémentaires relatives au présent Appel d’Offre veuillez appeler ou adresser un mail à Mr Gora Seck au 338890338, e-mail gseck.org aux jours et heures ouvrables et 48 h avant la date limite de dépôt des offres.

3. Duration of contract:

La durée totale alouée à ces travaux d’inventaires est de trente(30) jours ouvrables compris entre le 1er Novembre 2013 et le 15 Février 2014.

NB : L’équipe d’inventoristes à proposer doit comporter au minimum deux (2) personnes qualifiées. Unicef apportera un appui en manutentionnaires au niveau des sites d’inventaire.

Les cabinets nationaux ou équipe de consultants individuels nationaux intéressée par cet appel d’offre peuvent retirer les TDR complets auprès de Mr Thierno Samba Abdoul Kane au 338890314, e-mail tsakane@unicef.org pendant les jours et heures ouvrables.

Calendrier de déroulement du processus :? Date de lancement de l’Appel d’Offre : 02 Septembre 2013,? date limite de dépôt des offres : 26 Septembre 2013 à 13 h 00,? date de dépouillement des offres aura lieu le 27 Septembre 2013 en présence des représentants des soumissionnaires qui désirent assister à la séance du dépouillement.

Les prestataires intéressés par le présent appel d’offre sont priés de soumettre une Offre Technique et Financière.

8.1. Offre technique comportant :? Une compréhension du travail demandé,? Une méthodologie,? Les moyens matériels et humains qui seront utilisés pour mener à bien cette étude,? Le nombre et les CV des personnes clés de l’équipe de travail,? Un chronogramme détaillé précisant les étapes de l’inventaire du démarrage au dépôt du rapport final.

NB : Pour faciliter l’analyse de votre offre technique, le canevas ci-dessus est à respecter scrupuleusement.

La sélection des offres se fera en deux phases :? ouverture des dossiers administratifs et des offres techniques, analyse, notation et classement,? ouverture des offres financières, notation et classement et puis calcul de notes définitives.

8.2. Offre FinancièreElle doit être libellée en hors taxes et hors TVA (HT/HTVA) et comporter les précisions sur la durée de validité et le mode de paiement. A noter qu’Unicef n’accorde pas d’avance et paie les factures après prestation effective acceptée.

8.3. Marquage et dépôt des OffresL’Offre Technique et l’Offre Financière doivent chacune être dans une enveloppe séparée comportant la mention " LIBS-SSY-201391088324" – Offre Technique, et " LIBS-SSY-2013–91088324 Offre Financière. Les deux enveloppes doivent être insérées dans une grande enveloppe elle aussi comportant la mention " LIBS-SSY-2013-91088324" Appel d’offre pour INVENTAIRE, confidentiel, à n’ouvrir qu’en commission de dépouillement.

NB : Toute enveloppe comportant les références du soumissionnaire (cachet, adresse, etc.) en plus du marquage demandé sera purement et simplement rejetée.

8.4. Adresse de dépôt des OffresLes offres doivent être déposées à l’adresse suivante dans une urne prévue à cet effet :UNICEF Sénégal, Bureau Pays2 Rue Carnot X Salva - Dakar, Sénégal.

Personne à contacter en cas de besoin:

Pour tout besoin d’informations complémentaires relatives au présent Appel d’Offre veuillez appeler ou adresser un mail à Mr Gora Seck au 33 889 03 38, e-mail gseck.org aux jours et heures ouvrables et 48 h avant la date limite de dépôt des offres

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