CHARITY JOBS IN AFRICA

Organization: Solidarité Thérapeutique et Initiatives contre le Sida
Country: Mali
Closing date: 30 Sep 2013

Le Responsable administratif, financier et logistique assure la coordination pays de l’ensemble des aspects administratifs, logistiques, ressources humaines et financiers des programmes de Solthis (en lien avec le siège). Il s’assure du respect, de la cohérence, de l’harmonisation et de l’appropriation par les équipes des procédures administratives.

Basé à Bamako et sous la responsabilité hiérarchique du Chef de Mission, il encadre l’équipe administrative et logistique de la mission (1 assistant administratif et logistique, 3 chauffeurs, 7 gardiens,).

Activités:

Comptabilité

• Assure l’encadrement, l’appui, le contrôle et la validation de la gestion comptable de la mission (contrôle de la comptabilité générale et analytique ; inventaires des caisses et coffre ; rapprochement bancaire ; Saisie / contrôle de la saisie comptable sur Excel/SAGA, conformité des pièces comptables, des imputations budgétaires ; exploitation de la comptabilité analytique)
• Transmet les documents comptables au CDM et au siège tous les mois
• Assure le contrôle de la gestion de trésorerie de la mission (plan de trésorerie, demande de trésorerie trimestrielle siège, gestion des comptes bancaires…)

Finance

• Met à jour les suivis budgétaires et prévisionnels en concertation avec les équipes programmes et le Chef de Mission
• Met à jour les tableaux d’affectations bailleurs, élabore les propositions budgétaires
• Réalise les rapports financiers globaux de la mission et les rapports bailleurs de fonds en collaboration avec le Chef de Mission et RAF siège
• Définit, rédige et met à jour les procédures, règles et outils administratifs et financiers en relation avec le siège

Administration

• Gère les contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifs
• Assure les relations avec les autorités administratives
• Effectue le suivi des assurances (bureaux, appartements, véhicules…)
• Effectue les démarches administratives auprès des partenaires, des financeurs et des autorités locales

Ressources humaines

• Participe au recrutement du personnel national
• Rédige et suit les contrats de travail
• Vérifie la paie, le suivi des déclarations sociales et le paiement des taxes
• Supervise le suivi des congés du personnel national
• Etablit le plan de formation annuel de la mission en lien avec les autres départements
• Met à jour l’organigramme de la mission
• Gère administrativement le suivi disciplinaire et les fins de contrat
• Effectue la veille juridique
• Propose l’actualisation si nécessaire de la politique de gestion des ressources humaines de la mission

Logistique

• Définit et valide les moyens logistiques et l’organisation matérielle de la mission
• Assure le bon fonctionnement des systèmes de communication, de leur utilisation et forme les personnes utilisatrices : Internet, téléphone satellitaire, radios HF et VHF
• Assure la gestion et le suivi des commandes, garantie le respect des procédures d’achat
• Organise les déplacements du personnel (transport, transits, visas)
• Supervise la gestion du parc de véhicules
• Gère l’aménagement, la sécurité et l’entretien les locaux (bureau et appartements)
• Suit les éventuelles réhabilitations/constructions de bâtiments dans le cadre des activités
• Définit, rédige et met à jour les procédures, règles et outils logistiques en lien avec le siège
• Suivi des inventaires de la mission

Sécurité - en lien étroit avec le Chef de mission

• Recherche d’informations et analyse de l’évolution de la situation du contexte national et régional
• Propose des mises à jour des règles de sécurité de la mission, actualise le guide de sécurité et plan d’évacuation en fonction de l’évolution du contexte
• Assure l’application, par tous, des règles de sécurité de la mission
• Effectue le briefing sécurité du personnel de Solthis

Encadrement d’équipe

• Anime et forme l’équipe administrative et logistique
• Fixe les objectifs et mène l’évaluation du personnel étant sous sa supervision directe

Reporting

• Assure le reporting RH, Financier, sécurité et logistique au Chef de Mission et au siège
• Rédige un rapport narratif mensuel sur les activités administratives et logistiques de la mission
• Effectue un travail de capitalisation des procédures pays, procédures bailleurs et internes

Profil

• Formation : Diplôme supérieur en gestion des entreprises et administration, finance/comptabilité, sciences économiques, Bioforce, Ecole de commerce…
• Expérience : Minimum 2 ans en entreprise ou en ONG internationale sur un poste similaire
• Compétences requises :

Gestion comptable et financière
Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Saga est un plus)
Gestion des Ressources Humaines
Encadrement d’équipe

• Langue : Français

Conditions

Statut : Volontaire ou salarié selon profil
Durée du contrat : 1 an renouvelable
Date de prise de poste : dès que possible
Indemnités : selon expérience + package (assurance santé, transport, logement, per diem 530€ mensuel).

NB : En raison du contexte sécuritaire du pays, ce poste n’est pas ouvert à un départ accompagné.

How to apply:

Candidature : Adresser CV, lettre de Motivation et dates de disponibilités avant le 30 septembre à recrutement@solthis.org en précisant en objet « RAF Mali ».